STATUTO DELL’ASSOCIAZIONE NON RICONOSCIUTA
ANORC
Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione Digitale
TITOLO I – Denominazione, Sede, Durata e Scopi
Art.1- Denominazione e Soci Fondatori
L’Associazione denominata “Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione Digitale" (di seguito indicata anche ANORC) si è costituita in data 8 novembre 2007 per volontà dei Soci Fondatori.
Art. 2 – Sede
L’Associazione ha sede legale e amministrativa in Segrate, via Cassanese 224, e può istituire sezioni, sedi ed uffici in altre località sia in Italia che all’Estero.
Art. 3 – Scopo
L’Associazione è apartitica, aconfessionale, senza fine di lucro ed ha come scopo:
• la promozione e la diffusione di studi, iniziative e ricerche in materia di archiviazione e conservazione digitale di documenti analogici e informatici, di processi di conservazione digitale di documenti rilevanti ai fini fiscali, di funzione e ruolo del responsabile della conservazione sostitutiva, di firma digitale, di posta elettronica certificata e di tutte le materie in qualche modo correlate con la gestione elettronica documentale;
• la formazione, qualificazione e aggiornamento professionale, attraverso convegni, seminari e incontri di approfondimento, o con tecniche di formazione a distanza sulle materie sopra evidenziate;
• la promozione e sviluppo di attività editoriali, informative e di comunicazione in genere, con tutte le attività accessorie alle precedenti;
• sostenere la presentazione di istanze agli organi competenti in caso di evidenti situazioni di comportamento scorretto sul mercato da parte di alcuni operatori del settore della gestione elettronica documentale;
• stimolare anche attraverso la presentazione di circolari interpretative il dibattito in materia di conservazione e gestione digitale dei documenti;
Per il raggiungimento delle finalità istituzionali, l’Associazione potrà assumere partecipazioni in Società, Consorzi, organizzazioni ed Enti, nazionali e/o esteri, purché perseguano gli scopi sopra evidenziati. Il tutto anche in collaborazione e/o convenzione con altri enti pubblici e privati.
L'Associazione potrà compiere tutte le operazioni necessarie per il perseguimento dello scopo sociale, mobiliari ed immobiliari, ivi comprese operazioni di conto corrente, richieste di finanziamenti e fidi, accettare lasciti e donazioni, previo adempimento degli obblighi previsti dalla legge.
Art. 4 – Durata dell'Associazione
La durata dell'Associazione è stabilita fino al dicembre 2050 e potrà essere anticipatamente sciolta o prorogata per deliberazione dell’assemblea degli associati.
TITOLO II – Soci, Obblighi
Art. 5 – Requisiti per l'ammissione all'Associazione ANORC
Può richiedere la partecipazione all'Associazione ogni persona fisica che dimostri di possedere, anche in via alternativa, almeno uno dei seguenti requisiti:
1. essere un responsabile della conservazione digitale dei documenti per una società o un ente;
2. essere un professionista operante nel settore della gestione elettronica documentale fornendo consulenza specialistica in materie giuridiche, economiche e/o informatiche e telematiche;
3. essere uno studioso della materia dell’archiviazione e conservazione digitale dei documenti o in materie comunque correlate;
4. essere un imprenditore con operatività nel settore dell'ICT, in particolare nel settore della gestione, archiviazione e conservazione ottica dei documenti.
L’iscrizione all’Associazione è formalizzata dalla domanda di ammissione - corredata dai dati descrittivi della impresa e sottoscritta da un suo rappresentante - e dalla presa visione del presente Statuto di cui la presentazione della domanda costituisce implicita ed integrale accettazione.
Sull’ammissione della domanda delibera in modo inappellabile la Giunta Esecutiva.
L’iscrizione è impegnativa per l’anno di adesione e per l’anno decorrente dal 1° gennaio successivo alla data di ammissione; dopo di che s’intende rinnovata di anno in anno qualora non sia stato presentato dal Socio formale atto di dimissioni (lettera raccomandata) almeno tre mesi prima della scadenza.
I Soci sono tenuti, per la durata del loro impegno associativo, a versare un contributo annuale nella misura e con le modalità che verranno di anno in anno stabilite dalla Giunta Esecutiva e ratificate dall'Assemblea.
Il versamento della quota costituisce formalizzazione implicita della domanda di ammissione della persona richiedente al momento della sua accettazione da parte della Giunta Esecutiva.
La quota di partecipazione alla associazione non è trasmissibile per atto tra vivi e il socio non ha alcun diritto alla restituzione della stessa allo scioglimento del rapporto associativo.
Art. 6 - Soci
L'associazione ANORC si compone di soci “fondatori”, “effettivi”, “onorari”, “sostenitori” e “benemeriti”.
• Ai soci fondatori vengono riconosciuti i diritti, doveri e facoltà dei soci “effettivi” o “sostenitori”, fatto salvo quanto disposto nell’art.1.
• Sono considerati soci effettivi le persone fisiche appartenenti a studi professionali e/o ad aziende che rispondono alla domanda di soluzioni documentali;
• Sono considerati soci sostenitori le persone fisiche appartenenti ad aziende del mercato dell’offerta di soluzioni documentali, interessate a supportare con la propria adesione le attività associative.
• Sono considerati soci onorari coloro che, individuati tra studiosi di chiara fama che abbiano particolari benemerenze in campo scientifico, accademico e/o professionale afferenti all’oggetto associativo, vengano nominati tali dalla Giunta Esecutiva dell’Associazione..
• Sono considerati soci benemeriti i soci effettivi o sostenitori che si sono particolarmente distinti nella promozione e nella crescita dell’associazione la quale, grazie al loro operato o al loro supporto economico, ha acquisito particolare lustro. Vengono nominati dalla Giunta Esecutiva dell’Associazione.
Art. 7 – Obblighi e Diritti dei Soci
Tutti i Soci godono degli stessi diritti, con le sole eccezioni previste per i soci “onorari”
Tutti i soci (ad eccezione degli “onorari”)
- sono tenuti al pagamento della quota annuale che viene stabilita dalla Giunta Esecutiva e ratificata dall'Assemblea.
- si impegnano alla osservanza delle norme statutarie; del regolamento e delle delibere adottate dagli Organi direttivi dell’Associazione;
- si impegnano per la miglior riuscita di ogni iniziativa, in accordo con le azioni e le direttive dell’Associazione e con gli interessi collettivi degli altri Associati.
La qualità di socio è personale e non si trasmette agli eredi.
E' obbligo di ciascun socio provvedere all'aggiornamento dei dati personali conferiti all'atto della prima iscrizione.
La qualità di socio si perde per i seguenti motivi:
1. morte
2. dimissioni volontarie;
3. perdita da parte del Socio dei requisiti fondamentali richiesti dall’Art. 5;
4. esclusione dall’Associazione deliberata dalla Giunta Esecutiva per aver l’associato contravvenuto agli obblighi del presente Statuto o per gravi ragioni inerenti alla propria condotta morale ed economica, tali da renderne incompatibile la presenza nell’Associazione.
TITOLO III – Organi Dell’Associazione
Art. 8 – Organi dell'Associazione
Sono organi dell'associazione:
a) l'Assemblea dei soci;
b) l’Advisory Board dell’associazione
c) la Giunta Esecutiva
d) il Presidente;
e) Il VicePresidente
f) Il Tesoriere
g) Il Segretario Generale
h) il Comitato dei Saggi
i) la Commissione Etica
Articolo 9 – Assemblea degli associati
L’Assemblea è formata da tutti i soci ordinari (fondatori, effettivi e sostenitori) in regola con l’assolvimento di tutte le obbligazioni assunte verso l’Associazione e in quanto non siano in corso a loro carico provvedimenti di sospensione.
Art. 10 - Convocazione dell’Assemblea
I soci sono convocati in assemblea dal Consiglio almeno una volta all’anno o anche su richiesta dei soci che rappresentino almeno 1/10 degli iscritti, mediante comunicazione via e-mail, diffusa per conoscenza anche sul sito web, contenente l’ordine del giorno, almeno 20 giorni prima di quello fissato per l’adunanza di prima convocazione.
Art. 11 - Poteri dell’Assemblea
L’Assemblea delibera sui bilanci consuntivo e preventivo predisposti dalla Giunta Esecutiva, sulle modifiche dello statuto e su quant'altro è a essa demandato dallo Statuto.
Elegge altresì il Presidente, il Tesoriere e il Segretario dell’associazione.
Art. 12 - Partecipazione all’Assemblea
Hanno diritto di intervenire all’Assemblea tutti i soci in regola con il pagamento della quota annua di associazione.
I soci possono farsi rappresentare esclusivamente da altri soci. La delega deve essere conferita in forma scritta.
Art. 13 - Modalità di svolgimento dell’Assemblea ed elezioni
L’Assemblea si riunisce in Italia all'indirizzo comunicato annualmente nella convocazione. E' ammessa alternativamente la riunione assembleare telematica, con modalità da stabilirsi annualmente a cura della Giunta Esecutiva, purché comunicate ai soci nell'avviso di convocazione.
L’Assemblea può eleggere tra i soci un Presidente, che dirige i lavori assembleari, e un Segretario verbalizzante, altrimenti tali ruoli saranno svolti dal Presidente e dal Segretario in carica..
L’Assemblea delibera con la maggioranza semplice dei voti dei soci presenti, in proprio o attraverso valida delega scritta.
Le deliberazioni contenenti modifiche statutarie o che prevedono lo scioglimento dell'Associazione devono essere approvate con maggioranza qualificata dei soci presenti.
Per l’elezione della Giunta Esecutiva il socio vota sino a un massimo di tre preferenze per ciascuna delle posizioni previste dalla Giunta Esecutiva. Risulta eletto chi riporta il maggior numero di voti; in caso di parità si procede a ballottaggio. Gli eletti durano in carica cinque anni e sono rieleggibili.
L’Assemblea può anche disporre di affidare i compiti di Segreteria dell’Associazione ad un Organismo esterno. In questo caso, l’Organismo svolge tutti i compiti richiesti al Segretario. L’Organismo esterno identifica e propone all’assemblea, per la sua accettazione, un proprio referente quale Segretario;
I verbali delle delibere assembleari sono pubblicati in apposita sezione del sito web a disposizione dei soci o comunque messi a disposizione di tutti i soci con comunicazione telematica.
Art. 14– Advisory Board
L’Advisory Board rappresenta l’organo consultivo e propositivo per le attività operative dell’associazione e per le delibere della Giunta Esecutiva.
Possono far parte dell’Advisory Board solo i soci in regola con il pagamento delle quote e che abbiamo una qualifica o ruolo qualificato all’interno dell’Associazione.
Fanno parte dell’Advisory Board
- i Presidenti coordinatori delle Commissioni di lavoro istituite e ratificate dalla Giunta Esecutiva,
- i Delegati Territoriali dell’associazione.
La partecipazione all’Advisory Board rimane valida sino al perdurare, per il socio, della carica ‘qualificante’ come specificatamente definito dai Regolamenti di Commissione e dai Regolamenti di Delegato Territoriale.
Il Presidente dell’Advisory Board è nominato dagli stessi componenti dell’Advisory Board e può nominare un suo Vice scelto tra i membri dell’Advisory Board stesso.
Le riunioni dell’Advisory Board possono essere convocate sia in forma fisica sia in modalità virtuale telematica. Alle riunioni dell’Advisory Board partecipano di diritto i componenti della Giunta Esecutiva.
L’Advisory Board riveste un ruolo principalmente di carattere propositivo e consultivo nei meriti delle:
- attuazioni delle delibere associative
- predisposizioni dei regolamenti interni
- aperture nuove sedi territoriali
- programmi di indirizzo per le attività delle Commissioni Tecniche.
I componenti dell’Advisory Board si impegnano a sviluppare in seno alle Commissioni Tecniche approfondimenti scientifici e tematiche di interesse per l’associazione.
Art. 15 Giunta Esecutiva
La Giunta Esecutiva è composta da Presidente, Tesoriere e Segretario Generale.
La Giunta Esecutiva ha poteri di ordinaria amministrazione e, in particolare:
• cura l’attuazione delle delibere assembleari;
• delibera sulle domande di ammissione dei soci e sulle modalità di partecipazione dei soci benemeriti e onorari;
• cura la predisposizione dei regolamenti interni;
• risponde a richieste di patrocinio;
• cura i rapporti con gli altri soci;
• riscontra le richieste di iscrizione;
• valuta le richieste di apertura di nuove sedi territoriali, consultandosi per l’istituzione con l’Advisory Board;
• organizza e promuove, attraverso la segreteria, eventi di carattere nazionale e coordina eventi di carattere locale attraverso i delegati territoriali;
• cura, attraverso la segreteria, il rimborso di spese ordinarie o di spese sostenute da associati o terzi, con specifico incarico scritto redatto dalla Giunta Esecutiva, di svolgere qualsiasi attività rendicontata in nome e per conto dell’Associazione.
La Giunta Esecutiva si riunisce mensilmente in modalità fisica o mediante riunione telematica, oppure ogni qualvolta sia necessario o richiesto dalla maggioranza dei membri.
Le deliberazioni della Giunta Esecutiva si adottano a maggioranza semplice dei presenti. In caso di parità di voti prevale quello del Presidente.
Art. 16 – Presidente
Il Presidente ha la rappresentanza legale dell’Associazione, compresa anche la legittimazione attiva e passiva in giudizio. Il mandato ad agire o resistere in giudizio nelle controversie eccedenti l'ordinaria amministrazione dell'Associazione deve essere conferito con delibera della Giunta Esecutiva, con salvezza di ogni iniziativa urgente.
Art. 17 – Vice Presidente
Il Vice Presidente, nominato dal Presidente, rappresenta l’Associazione in tutti i casi di assenza o impedimento del Presidente, tranne che in giudizio.
Art. 18 – Tesoriere
Il Tesoriere è preposto al coordinamento e al funzionamento dei servizi amministrativi, nonché all’attività finanziaria dell’Associazione, nel quadro di bilancio di previsione.
Art. 19 – Segretario Generale
Il Segretario Generale attua la gestione amministrativa ed economica dell’Associazione, di cui sottoscrive gli atti congiuntamente al Presidente; si occupa del registro protocollo per la registrazione della corrispondenza in arrivo e in partenza; redige i verbali delle sedute della Giunta Esecutiva, trascrive quelli relativi alle assemblee generali degli associati, curando che questi siano sottoscritti dal Presidente e dal Segretario ed eventualmente dal Vice Presidente.
Cura le procedure di iscrizione e recesso, per mezzo di apposito registro soci da lui custodito e l’emissione delle quote.
Art. 20 –Comitato dei Saggi
E’ istituito nell’ambito dell’associazione un Comitato dei Saggi che abbia un ruolo consultivo nelle scelte strategiche e politiche dell’associazione. Il Comitato può essere composto sia da soci dell’associazione, sia da persone fisiche non associate, ma di particolare rilevanza nel panorama istituzionale e di mercato del settore.
Il comitato dei Saggi è inizialmente costituito tra i Soci Onorari dell’associazione e da un Presidente del Comitato nominato dalla Giunta Esecutiva.
Il Presidente del Comitato dei Saggi deve essere socio effettivo dell’associazione e può nominare un suo Vice.
Eventuali cooptazioni di nuovi membri del Comitato sarà posta all’approvazione del Comitato stesso su proposta ricevuta dal Presidente del Comitato dei Saggi o dalla Giunta Esecutiva dell’associazione.
Le riunioni del Comitato dei Saggi possono essere convocate sia in forma fisica sia in modalità virtuale telematica. Alle riunioni del Comitato dei Saggi partecipano di diritto i componenti della Giunta Esecutiva.
Art.21 – Commissione Etica
La Commissione Etica può essere costituita e riunirsi su richiesta del Presidente dell’associazione o dal Presidente dell’Advisory Board per valutare particolari situazioni che potrebbero danneggiare l’immagine etica dell’associazione. La commissione è composta dai rappresentanti della Giunta Esecutiva e dai Presidenti dell’Advisory Board e del Comitato dei Saggi e individua le azioni più opportune da compiere per il mantenimento di una immagine di integrità e di eticità dell’associazione. Eventuali decisioni che riguardassero revoca di cariche o perdita di diritti dei soci dovranno poi essere approvate dalla Giunta Esecutiva come definito all’art. 7 ultimo comma punto 4.
Art. 22 – Gratuità delle cariche
L’assunzione e l’espletamento delle funzioni connesse alle cariche associative è gratuito. La Giunta Esecutiva può comunque stabilire un rimborso delle spese sostenute dagli associati incaricati di svolgere qualsiasi attività rendicontata in nome e per conto dell’Associazione.
TITOLO IV – AMMINISTRAZIONE
Articolo 23 – Libri sociali e contabili
L’associazione deve tenere i libri sociali e contabili previsti dalle norme civilistiche e tributarie nel tempo vigenti, tenuto conto dell’esercizio dell’attività svolta.
Devono comunque essere tenuti i seguenti libri:
- Albo degli associati
- Libro verbali delle assemblee.
Articolo 24 – Amministrazione e Rendiconto annuale
Le entrate dell’associazione sono costituite:
- Dalle quote di iscrizione versate all’atto dell’accoglimento della domanda di adesione;
- Dalle quote associative annuali ordinarie ed, eventualmente, straordinarie fissate dalla Giunta Esecutiva;
- Dagli eventuali contributi pubblici o privati percepiti dell’Associazione.
- Da tutti gli eventuali altri proventi comunque affluiti nella disponibilità dell’Associazione.
L’esercizio dell’Associazione si chiude al 31 dicembre di ciascun anno.
Entro 120 giorni dalla fine di ciascun esercizio solare, la Giunta Esecutiva dovrà sottoporre direttamente all’approvazione dell’assemblea il bilancio consuntivo dell’esercizio precedente composto dal conto delle entrate e delle uscite, e dalla situazione patrimoniale, nonché il bilancio preventivo per l’esercizio in corso composto dallo stato di previsione delle entrate e delle uscite.
Il termine di 120 giorni può essere prorogato di ulteriori 60 gg qualora lo richiedano particolari ragioni o necessità operative.
Nei quindici giorni che precedono l’Assemblea, tutti i documenti sopra menzionati debbono restare a disposizione degli associati, i quali potranno prenderne visione senza tuttavia richiederne o farne copie od estratti.
Bilancio e relazione dovranno invece essere consegnati in sede Assembleare agli intervenuti e, successivamente, agli associati assenti che ne abbiano fatto richiesta.
Articolo 25 – Patrimonio
Il patrimonio sociale è formato dai mobili, dagli immobili e dai valori che siano o vengano a qualsiasi titolo in proprietà dell’Associazione, nonché dalle sopravvenienze attive che l’Assemblea decidesse di accantonare.
In caso di scioglimento, per qualunque causa, il patrimonio dell’Associazione è devoluto ad altra Associazione, Istituzione o Ente con finalità analoghe, ovvero ai fini di pubblica utilità, sentito l’organo di controllo previsto dalla Legge 23 dicembre 1996 n.662 e salvo diversa destinazione imposta dalla Legge.
Articolo 26 – Divieto di distribuzione di utili.
Durante la vita dell’Associazione non possono essere distribuiti, anche in modo indiretto, utili o avanzi di gestione nonché fondi, riserve o capitale, salvo che la destinazione o la distribuzione non siano imposte dalla Legge.
Articolo 27 – Modifiche dello Statuto e Recesso
Le modifiche del presente Statuto sono di competenza dell’Assemblea Generale dei Soci e debbono essere approvate con le maggioranze prevista all’articolo 13.
Ai soci dissenzienti dalle modifiche apportate allo Statuto è consentito il diritto di recesso, da comunicarsi con lettera raccomandata entro 30 giorni dall’avvenuta comunicazione delle modificazioni statutarie. Il recesso avrà effetto dal primo gennaio dell’anno successivo, per quanto riguarda il pagamento dei contributi associativi.
Articolo 28 – Regolamenti
Gli eventuali regolamenti integrano lo statuto indicando norme di comportamento tra i gli associati
Articolo 29 – Disposizioni finali
Per tutto quanto non è contemplato nel presente statuto valgono le norme del diritto italiano in materia.
